Guide de bienvenue


Bienvenue, Merci d'avoir rejoint la communauté Exocéan. Afin de faciliter les échanges, voici quelques indications concernant notre mode de fonctionnement : quels sont nos outils de communication ? Comment accéder au Drive et au Wordpress ?

Messagerie instantanée


Les messages entre les membres de l'association passent par l'application Slack, un système de messagerie plus adapté aux échanges professionnels que Messenger. Elle permet notamment d'envoyer des fichiers via votre téléphone, chose impossible pour le moment avec Messenger. Sur Slack, une conversation Ecoarvik que vous pourrez rejoindre sera créée et vous permettra de communiquer entre vous et avec l'ensemble des membres du bureau. L'identifiant d'accès au Slack Exocéan vous sera communiqué personnellement.
Tuto

Mails


Une boite mail [nomduprojet]@exocean.org est créé pour vous. Il vous ai demandé d'utiliser préférentiellement cette nouvelle adresse afin de marquer auprès de vos partenaires et de vos interlocuteur, votre adhésion à Exocéan. D'un point de vue communication, c'est un atout et est plus congrauant qu'un hébergement explicite chez google. Pour avoir un drive, nous conservons une adresse gmail au nom de l'association. Mais nous ne communiquons pas avec cette dernière. Il est conseillé donc dans les paramètres de gmail de rediriger vos mails vers celle en @exocean.org. L'accessibilité de cette adresse peut-être simplifié en paramétrant cette nouvelle boite sur un agrégateur de mail comme thunderbird.
Lien pour y accéder : https://login.one.com/mail

Drive


Tous les documents officiels d'Exocéan sont créés ou importés dans un dossier Drive. Une invitation vous sera envoyée afin de vous y donner accès. Cela permet à chacun d'avoir accès à une banque de photos prises par les membres d'Exocéan, aux visuels de l'association, aux compte-rendus de réunions... Ce dossier va se réduire petit à petit au profit du wiki (ici présent). Le drive ne sera bientôt plus qu'un lieu de stokage annexe. L'objectif est de faire migrer toutes les informations et les écritures de documents sur le wiki.

Le site internet


Le site Internet d'Exocéan (https://www.exocean.org/) est modifiable via Wordpress. Chaque adhérent peut avoir accès au Wordpress via son propre compte et ses propres identifiants et mots de passes. Si vous souhaitez publier des articles nous pouvons vous créer un compte d’accès.
Vous pouvez également apporter votre pierre à l'édifice directement sur le Wiki Exocéan.

Les réunions


Les dates des réunions sont proposées et validées sur Framagenda. La plupart du temps, les réunions ne peuvent se faire qu'en visio-conférence. L'outil que nous avons choisi est Framatalk : un lien menant à la réunion vous sera envoyé en amont de celle-ci. L'ordre du jour des réunions ainsi que la prise de notes de la réunion se fait sur un lien Framapad, partagé aux participants quelques jours avant la réunion. Le compte-rendu ainsi tapé doit ensuite être copié-collé sur un document Drive, l'accès au lien Framapad étant éphémère.